องค์ประกอบของสารสนเทศ

Posted: มิถุนายน 18, 2011 in การจัดการสารสนเทศ (Information Management)

องค์ประกอบของสารสนเทศ

•ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เป็นตัวเลข ข้อความ หรือรายละเอียดซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ภาพ เสียง วีดีโอ หรือ ข้อมูล คือข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจ ไม่ว่าจะเป็นคน สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่าง ๆ ดังนั้นการเก็บข้อมูลจึงเป็นการเก็บรวบรวมเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสิ่งที่เราสนใจนั่นเอง
•สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมายซึ่งสามารถนำไปใช้ประโยชน์ ดังนั้นสารสนเทศจึงหมายถึงข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลด้วยวิธีการที่เหมาะสมและถูกต้อง เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ และจะต้องอยู่ในช่วงเวลาที่ต้องการ
•ระบบสารสนเทศ การดำเนินการในองค์กรหนึ่ง ๆ มีการจัดเก็บข้อมูล การรวบรวมข้อมูลอย่างเป็นระบบ มีขั้นตอนการดำเนินการ การดำเนินงานสารสนเทศจึงเป็นงานระบบที่เรียกว่า ระบบสารสนเทศ การจัดทำสารสนเทศจะทำให้เกิดความรอบรู้ที่จะใช้ช่วยในการตัดสินใจหรือวางแผนในการดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถแบ่งแยกประเภทสารสนเทศออกตามสภาพความต้องการที่จัดทำขึ้นได้ ดังนี้
1.สารสนเทศที่ทำประจำ เป็นสารสนเทศที่จัดทำขึ้นเป็นประจำ และมีการดำเนินการโดยสม่ำเสมอ เช่น การทำรายงานสรุปจำนวนนักเรียนที่มาโรงเรียนในแต่ละวัน เป็นต้น
2.สารสนเทศที่ต้องทำตามกฎหมาย ตามข้อกำหนดของแต่ละประเทศจะมีการให้ทำรายงานส่งเพื่อการต่าง ๆ เช่น งบดุลของบริษัทที่ต้องทำขึ้น เพื่อยื่นต่อทางราชการและใช้ในการเสียภาษี เป็นต้น
3.สารสนเทศที่ได้รับมอบหมายให้จัดทำขึ้นโดยเฉพาะ ในการดำเนินงานต่าง ๆ บางครั้งจำเป็นต้องทำรายงานข้อมูลมาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ


•ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ
1.บุคลากร เป็นส่วนประกอบที่สำคัญ จะเป็นผู้ดำเนินการในการทำงานทั้งหมด จึงต้องมีความรู้ความเข้าใจในการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
2.ขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นระเบียบวิธีการปฏิบัติงานในการจัดเก็บรักษาข้อมูลให้อยู่ ในรูปแบบที่จะทำให้เป็นสารสนเทศได้
3.เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการจัดการสารสนเทศ คอมพิวเตอร์ช่วยประมวลผล คัดเลือก คำนวณ หรือพิมพ์รายงานผลตามที่ต้องการ คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่าง ๆ จึงเป็นองค์ประกอบหนึ่งของระบบสารสนเทศ
4.ซอฟต์แวร์ คือลำดับขั้นตอนคำสั่งที่สั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซอฟต์แวร์จึงหมายถึงชุดคำสั่งที่เรียงเป็นลำดับขั้นตอนสั่งให้คอมพิวเตอร์ทำงานต้องการ และประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการ
5.ข้อมูล เป็นวัตถุดิบที่ทำให้เกิดสารสนเทศ ข้อมูลที่เป็นวัตถุดิบจะต่างกันขึ้นกับสารสนเทศที่ต้องการ เช่นในสถาบันการศึกษามักจะต้องการสารสนเทศที่เกี่ยวกับข้อมูลนักเรียน ข้อมูลผลการเรียน ข้อมูลอาจารย์ ข้อมูลการใช้จ่ายต่าง ๆ เป็นต้น
•ประเภทของข้อมูล
1.ข้อมูลปฐมภูมิ หมายถึงข้อมูลที่ได้จากการเก็บรวบรวมหรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ การจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติต่าง ๆ ที่ดำเนินการจัดเก็บข้อมูลให้
2.ข้อมูลทุติยภูมิ หมายถึงข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวบไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจจะมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ ผู้ใช้ข้อมูลได้จำเป็นต้องไปสำรวจเอง
•การประมวลผลข้อมูล
ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จำนำไปใช้ประโยชน์ได้จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน
การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อยหลายกระบวนประกอบกัน ตั้งแต่การรวบรวมข้อมูล การแยกแยะ การตรวจสอบความถูกต้อง การคำนวณ การจัดลำดับ การรายงานผล รวมถึงการส่งสื่อสารข้อมูลหรือการแจกจ่ายข้อมูลนั้น
•วิธีการประมวลผล
1.การประมวลผลแบบเชื่อมตรง (Online Processing) หมายถึงการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสายสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง (terminal) ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลแบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด
2.การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing) หมายถึงการประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้ง ๆ เช่น เมื่อต้องการทราบข้อมูล ผลสำรวจความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกสภาผู้แทน หรือที่เรียกว่า โพล (poll) ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้ว ก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลผลตามโปรแกรมที่ได้กำหนดไว้ เพื่อรายงานผล หรือสรุป
วิธีการประมวลผลข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์สามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผล ซึ่งได้แก่
•การจัดการสารสนเทศ
1.การเก็บรวบรวมข้อมูล
2.การตรวจสอบข้อมูล ดูแลความถูกต้องของข้อมูล มีการตรวจทานหรือแก้ไข ข้อมูลให้ถูกต้อง
3.การรวบรวมเป็นแฟ้มข้อมูล แบ่งแยกข้อมูลออกเป็นกลุ่มเป็นเรื่องไว้เป็น แฟ้มข้อมูล เพื่อให้การดำเนินการในขั้นตอนต่อไปจะได้สะดวก
4.การจัดเรียงข้อมูล ข้อมูลที่เก็บไว้เป็นแฟ้มควรมีการจัดเรียงลำดับข้อมูลเพื่อ สะดวกต่อการค้นหาหรืออ้างอิงในภายหลัง
5.การคำนวณ
6.การทำรายงาน การสรุปทำรายงานให้ตรงกับความต้องการของการใช้งานจะทำ ให้การใช้สารสนเทศมีประสิทธิภาพและรวดเร็วขึ้น
7.การจัดเก็บ ข้อมูลที่สำรวจหรือรวบรวมมา และมีการประมวลผลให้เป็น สารสนเทศ จะต้องดำเนินการจัดเก็บเอาไว้เพื่อใช้ในภายหลัง
การจัดการสารสนเทศรวมถึงขั้นตอนการดำเนินการต่าง ๆ ตั้งแต่ขั้นเริ่มต้นจนได้มา ซึ่งสารสนเทศ การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศมีหลายขั้นตอน ดังนี้
•การแทนข้อมูล
•การทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ใช้สัญญาณอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมีสองสถานะคือ ปิดและเปิด จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลข 0 และ 1 แทนสถานะทั้งสอง และมีการกำหนดรหัสแทนอักขระด้วยชุดของตัวเลขซึ่งประกอบด้วยเลข 0 และ 1 ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสอง (binary digit)
•ตัวเลขแต่ละหลักของจำนวนในระบบเลขฐานสองเราเรียกว่า บิต (bit) ดังนั้นจำนวน 1101 จึงเป็นเลขฐานสองที่มีจำนวน 4 บิต การใช้เลขฐานสองมาแทนอักขระต่าง ๆ จะพบว่าถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 1 บิต จะแทนข้อมูลได้ 2 แบบ คือ 0 และ 1 และถ้าใช้ตัวเลขฐานสอง 4 บิต จะแทนอักขระได้ทั้งหมด 16 แบบ เพื่อให้การแทนอักขระต่าง ๆ ด้วยตัวเลขฐานสองได้ครบ จึงมีการกำหนดให้ใช้ตัวเลขฐานสอง 8 บิต ซึ่งเรียกว่า 1 ไบต์ (byte) แทนตัวอักขระ 1 ตัว เช่น
01000001 ใช้แทนตัวอักษร A01000010 ใช้แทนตัวอักษร B
•รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง เรียกว่า รหัสแอสกี (American Standard Code for Information Interchange : ASCII)
•ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1 ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่าง ๆ ได้ถึง 256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว ดังนั้นสำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรมจึงได้กำหนดรหัสภาษาไทยเพิ่มเติมเพื่อใช้ในงานสารสนเทศเป็นภาษาไทยได้ เช่น รหัส 10100001 ใช้แทนตัว ก รหัสแอสกีที่มีรหัสภาษาไทย

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s