ความสำคัญของการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

Posted: กรกฎาคม 8, 2011 in การจัดการสารสนเทศ (Information Management)

นอกจากจะรู้จักกับคำว่าระบบแล้ว จะต้องรู้จักกับคำอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบ เพื่อที่จะได้มีความเข้าใจที่ตรงกัน ไม่เกิดความเข้าใจผิดหรือเกิดการสับสนในการศึกษาในเรื่องการวิเคราะห์และออกแบบระบบ

ความหมายของการวิเคราะห์และออกแบบระบบ
ความหมายของการวิเคราะห์และออกแบบระบบสามารถแบ่งการให้ความหมายออกเป็น 2 ส่วนด้วยกัน คือ
1. การวิเคราะห์ระบบงาน
2. การออกแบบระบบงาน

                1. การวิเคราะห์ระบบงาน
คำว่า วิเคราะห์มาจากคำว่า พิเคราะห์ ซึ่งเป็นการเปลี่ยน พ เป็น ว ในภาษาไทยซึ่งแปลความหมายได้ว่า การพินิจพิเคราะห์ การพิจารณา การใคร่ครวญ การไต่สวนความหรือเรื่องราว ส่วนในภาษาอังกฤษก็ได้ให้ความหมายใกล้เคียงกันคือ Determine, Examine และ Investigate ซึ่งคำว่าวิเคราะห์นี้สามารถนำไปใช้กับวิชาการต่าง ๆ ได้มากมาย เช่น การวิเคราะห์โครงสร้าง การวิเคราะห์เชิงคุณภาพ การวิเคราะห์เชิงปริมาณ การวิเคราะห์ปัญหา เป็นต้น
คำว่า “วิเคราะห์” ที่ใช้กับการวิเคราะห์ระบบนั้น ตรงกับภาษาอังกฤษว่า “Analysis” ซึ่งแปลว่า การแยกสิ่งที่ประกอบกันออกเป็นส่วน ๆ เช่น การแยกระบบใหญ่ออกเป็นส่วนย่อย ๆ คือ เป็นการแยกปัญหาออกเป็นส่วน ๆ เพื่อสะดวกในการพิจารณาหรือตัดสินใจ จามความหมายของคำว่าวิเคราะห์ดังกล่าวนี้ จะเห็นว่า การวิเคราะห์ระบบงานไม่ใช่เรื่องที่ยุ่งยากหรือเรื่องที่สลับซับซ้อนแต่ประการใด
การพิจารณาใคร่ครวญในปัญหาต่าง ๆ ของคนเรานั้น มีวิธีการใหญ่ ๆ อยู่ด้วยกัน 2 วิธี คือ
1.1 วิธีธรรมดา (Natural Determination) เป็น วิธีที่คนส่วนมากใช้กันเป็นปกติธรรมดาโดยอาศัยประสบการณ์และสามัญสำนึกของแต่ละบุคคลเป็นหลัก คนที่มีวิจารณญาณสูง ๆ อาจจะสามารถพิจารณาตัดสินใจในปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างถูกต้องและรวดเร็วไม่แพ้นักวิชาการทางด้านวิเคราะห์ระบบ อย่างไรก็ตาม การพิจารณาใคร่ครวญและตัดสินใจด้วยวิธีการนี้โอกาสที่จะผิดพลาดอย่างมีสูง ซึ่งเป็นเหตุให้เกิดการสูญเสียแก่ธุรกิจเป็นอย่างมากเช่นเดียวกัน ดังนั้น ถ้าเป็นงานสำคัญ ๆ ทางธุรกิจแล้วไม่ควรใช้วิธีนี้เป็นอย่างยิ่ง
1.2 วิธีการทางวิทยาศาสตร์(Methodology Determination หรือ System Analysis) เป็นวิธีการพิจารณาใคร่ครวญและตัดสินใจโดยอาศัยระบบทางวิทยาศาสตร์ เช่น สถิติ และการคำนวณ เป็นต้น วิธีนี้เป็นวิธีที่ใช้หลักวิชาการทางวิทยาศาสตร์แขนงต่าง ๆ เข้าช่วยผู้ที่จะทำการวิเคราะห์จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ในวิชาการแขนงต่าง ๆ ที่จะใช้ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบงาน จึงได้มีการจัดให้สอนในสถาบันการศึกษาต่าง ๆ ขึ้น
นอกจากนี้ยังมีคำที่ใกล้เคียงกันหรือคล้ายคลึงกันกับคำว่า “วิเคราะห์” ที่ควรจะทำความเข้าใจเพื่อป้องกันการสับสนในการใช้ เช่น คำว่า การวิจัย การค้นคว้า การค้นคิด เป็นต้น ซึ่งความจริงแล้วการวิเคราะห์กับการวิจัยเป็นคนละเรื่อง คนละความมุ่งหมายกัน แต่มีความใกล้เคียงกันมาก การวิจัยนั้นมุ่งในการค้นหาข้อเท็จจริง หรือความถูกต้องที่สุดของปัญหาเช่น การวิจัยภาวะของผู้มีรายได้น้อย คือ การค้นหาสภาพของผู้มีรายได้น้อย คือ การค้นหาสภาพของผู้มีรายได้น้อย เป็นการหาสาเหตุว่า เป็นเพราะอะไรบ้าง เหล่านี้เป็นต้น ส่วนการวิเคราะห์นั้นจะเป็นการมุ่งหาสาเหตุเพื่อทำการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นให้ดีที่สุดหรือเหมาะสมที่สุดเท่าที่จะทำได้ การแก้ปัญหาที่ได้จากการวิเคราะห์ระบบนั้นอาจไม่ใช่ทางที่ถูกต้องที่สุด แต่เป็นทางที่ดีที่สุดที่ควรจะกระทำเท่านั้น ทั้งนี้เพราะการแก้ไขปัญหาของนักวิเคราะห์ระบบเป็นการประนีประนอมกับบุคคลในหลาย  ๆ ฝ่ายที่จะต้องทำงานร่วมกันเพื่อให้การทำงานของระบบมีประสิทธิภาพสูงสุดนั่นเอง
การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) หมายถึง วิธีการวิเคราะห์ระบบใดระบบหนึ่งโดยมีการคาดหมายและจุดมุ่งหมายที่จะมีการปรับปรุงและแก้ไขระบบนั้น การวิเคราะห์นั้นจะต้องทำการแยกแยะปัญหาออกมาให้ได้ แล้วกำหนดปัญหาเป็นหัวข้อเพื่อทำการศึกษา และหาวิธีแก้ไขในที่สุด
การวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analysis and Design) หมายถึง วิธีการที่ใช้ในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาใหม่ในธุรกิจใดธุรกิจหนึ่ง หรือในระบบย่อยของธุรกิจ นอกจากการสร้างระบบสารสนเทศใหม่แล้วการวิเคราะห์ระบบช่วยในการแก้ไขระบบสารสนเทศเดิมที่มีอยู่แล้วให้ดีขึ้นด้วยก็ได้ การวิเคราะห์ระบบ คือ การหาความต้องการ (Requirements) ของระบบสรสนเทศว่าคืออะไร หรือต้องการเพิ่มเติมอะไรเข้ามาในระบบ

                2. การออกแบบระบบงาน
                การออกแบบ หมายถึง การนำเอาความต้องการของระบบมาเป็นแบบแผน หรือเรียกว่า พิมพ์เขียวในการสร้างระบบสารสนเทศให้ใช้งานได้จริง
ความต้องการของระบบ เช่น สามารถติดตามยอกขายได้เป็นระยะ เพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารถปรับปรุงการขายได้ทันท่วงที

นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
เมื่อได้ทำความรู้จักและเข้าใจถึงความหมายของการวิเคราะห์และออกแบบระบบแล้วก็ต้องมาทำความรู้จักกับผู้ที่จะมาทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบที่ได้กล่าวถึงมาตั้งแต่ต้นให้ดีก่อนที่จะไปเริ่มการทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบต่อไป
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) คือ บุคคลที่ศึกษาปัญหาซับซ้อนที่เกิดขึ้นในระบบและแยกแยะปัญหาเหล่านั้นอย่างมีหลักเกณฑ์ นักวิเคราะห์ระบบหรือที่เราเรียกกันว่า SA จะทำหน้าที่หาวิธีการแก้ไขปัญหาที่แยกแยะเหล่านั้น พร้อมทั้งให้เหตุผลด้วยการวิเคราะห์ระบบนั้น นักวิเคราะห์ระบบจะต้องกำหนดขอบเขตของการวิเคราะห์ และต้องกำหนดจุดมุ่งหมายหรือเป้าหมายในการวิเคราะห์นั้นด้วย นอกจากนี้ยังต้องทำความเข้าใจโครงสร้างลักษณะขององค์การนั้นในด้านต่าง ๆ
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) คือ บุคคลที่มีหน้าที่วิเคราะห์และออกแบบระบบ ซึ่งปกติแล้วนักวิเคราะห์ระบบควรจะอยู่ในทีมระบบสารสนเทศขององค์กรหรือของธุรกิจนั้น ๆ
นักวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) คือ บุคคลที่มีหน้าที่ในการออกแบบและพัฒนาระบบงานในระบบการประมวลผลข้อมูล ด้วยระบบและวิธีการต่าง ๆ เพื่อให้ระบบงานบรรลุถึงเป้าหมายตามต้องการของผู้ใช้ระบบ เริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์ระบบข้อมูล การออกแบบระบบการปฏิบัติงานในการประมวลผลข้อมูล การสร้างขั้นตอนการปฏิบัติงาน การพัฒนาโปรแกรม และการเขียนเอกสารต่าง ๆ ประกอบการปฏิบัติงานของระบบ
จากความหมายข้างต้น จะเห็นได้ว่านักวิเคราะห์ระบบงานเป็นผู้ที่เกี่ยวข้องกับระบบงานในการวิเคราะห์และออกแบบระบบการประมวลผล นอกจากนั้นนักวิเคราะห์ระบบยังต้องรับผิดชอบงานในส่วนที่เกี่ยวกับการจัดหาอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ ผู้ที่จะใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลต่าง ๆ รวมทั้งข้อมูลเดิมที่จะป้อนเข้าสู่ระบบ
อีกสิ่งหนึ่งที่จะต้องศึกษา คือ ลักษณะโครงสร้างข้อมูลที่มีอยู่ในการทำงานของะระบบที่ทำการวิเคราะห์นั้น และที่สำคัญที่นักวิเคราะห์ระบบจะมองข้ามไปไม่ได้ นั่นคือ คนหรือบุคลากรที่ทำงานอยู่กับระบบที่ทำการวิเคราะห์ ต้องทำการศึกษาว่าคนเกี่ยวข้องกับระบบอย่างไร เกี่ยวข้องตรงไหน ทำอะไร เพราะคนเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด ถ้าขาดความร่วมมือจากบุคลากรที่ทำงานอยู่ในระบบที่จะศึกษา ก็ถือว่าล้มเหลวไปแล้วครึ่งหนึ่ง ดังนั้นจะมองข้ามคนไปไม่ได้

ความแตกต่างระหว่างโปรแกรมเมอร์และนักวิเคราะห์ระบบ
                โปรแกรมเมอร์ (Programmer) หมายถึง บุคคลที่มีหน้าที่รับผิดชอบในด้านการโปรแกรมโดยเฉพาะ สิ่งที่เขาจะเชื่อมโดย ได้แก่ อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการ (Operating System : OS) หรือแม้กระทั่งภาษาที่ใช้ในการเขียนโปรแกรม เช่น COBOL, BASIC, C++, PASCAL เป็นต้น งานของโปรแกรมเมอร์จะเป็นไปในลักษณะที่มีขอบเขตการทำงานที่แน่นอน คือ จะเขียนโปรแกรมให้ถูกต้องตามวัตถุประสงค์ตามที่ได้มีการวิเคราะห์ขึ้นมาแล้ว ซึ่งจะทำงานเกี่ยวข้องกับคนจำนวนน้อย เช่น ทำงานกับโปรแกรมเมอร์ด้วยกันกันเองหรือกับนักวิเคราะห์ระบบที่เป็นผู้วางแนวทางของระบบงานให้แก่เขา
แต่งานอขงนักวิเคราะห์ระบบไม่ได้อยู่ในลักษณะที่แน่นอนแบบโปรแกรมเมอร์ (Programmer) ไม่มีคำตอบที่แน่นอนจากระบบที่วางไว้ว่าผิดหรือถูก แต่งานที่ทำเกิดจากการประนีประนอมและผสมผสานของปัจจัยต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับระบบงาน (Application System) งานของนักวิเคราะห์ระบบจึงมักจะต้องเกี่ยวข้องกับคนหลายระดับ ตั้งแต่ลูกค้าหรือผู้ใช้ นักธุรกิจ โปรแกรมเมอร์ ผู้ตรวจสอบบัญชีหรือแม้กระทั่งเซลล์แมนที่ขายระบบงานข้อมูล
แม้ว่างานของนักวิเคราะห์ระบบจะดูเป็นงานที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน แต่งานในลักษณะนี้ก็เป็นงานที่สร้างความท้าทายให้กับบุคคลที่มีความคิดสร้างสรรค์และมีความคิดที่กว้างไกลเข้ามาอยู่เสมอ ทำให้รู้สึกมีความภาคภูมใจที่ได้วางระบบงานออกมาเป็นรูปเป็นร่างและสามารถใช้ปฏิบัติงานได้จริง

                คุณสมบัติของนักวิเคราะห์ระบบ
ผู้ที่จะทำหน้าที่เป็นนักวิเคราะห์ระบบได้จะต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ความรู้ทางด้านการเขียนโปรแกรม เพื่อจะได้สื่อสารกับโปรแกรมเมอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นักวิเคราะห์จะต้องเข้าใจว่าสิ่งใดที่จะเขียนโปรแกรมได้ หรือเขียนไม่ได้
2. นักวิเคราะห์ระบบเปรียบเทียบเหมือนผู้จัดการทั่วไป จะเป็นผู้ที่ตัดสินใจในการกำหนดออกแบบระบบทั้งหมด
3. นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่ให้คำแนะนำด้านเทคนิคที่ควรจะเป้ฯให้แก่โปรแกรมเมอร์ ผู้ออกแบบรายงานแบบต่าง ๆ และวิศวกร
4. นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเข้าใจระบบที่จะทำการออกแบบและคนที่อยู่ในระบบนั้น ๆ
5. นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่ทำหน้าที่เห็นสื่อกลางหรือล่ามระหว่างนักธุรกิจผู้ต้องการให้ออกแบบระบบกับโปรแกรมเมอร์หรือผู้ใช้ระบบ
6. นักวิเคราะห์ระบบควรจะมีความรู้ทางด้านภาษาชั้นสูง (High-level Language) อย่างน้อย 1 ภาษา หรือความรู้ทางด้าน Fourth Generation Prototyping Language
7. นักวิเคราะห์ระบบจะเป็นผู้ที่ติดตามประมวลผลระบบที่ออกแบบและติดตั้งว่าได้รับผลตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ตั้งแต่ต้นหรือเปล่า รวมทั้งการประเมินออกมาเป็นตัวเลขเพื่อชี้แจงให้ผู้ที่ออกแบบระบบเข้าใจ
8. นักวิเคราะห์ระบบควรจะมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เนื่องจากนัดวิเคราะห์ระบบจะต้องเกี่ยวข้องกับคนในทุกระดับในองค์กร รวมถึงระบบปฏิบัติการ ช่างเทคนิค พนักงานบัญชี เลขานุการ พนักงานธุรการ ซึ่งเป็นส่วนที่มีความสำคัญที่สุด
9. นักวิเคราะห์ระบบที่ดี ควรจะมีประสบการณ์ทางด้านการออกแบบระบบพอสมควรโดยในช่วงแรกอาจจะเริ่มต้นจากการเป็นโปรแกรมเมอร์ และการออกแบบเล็ก ๆ น้อย ๆ ในระบบ เช่น การออกแบบรายงานง่าย ๆ การออกแบบหน้าจอ (Screen Design) เป็นต้น

                กิจกรรมต่าง ๆ ของระบบการประมวลผลข้อมูล
กิจกรรมที่นักวิเคราะห์ระบบ จะต้องเข้าไปเกี่ยวข้อง แบ่งออกเป็นประเด็นใหญ่ ๆ ได้ 6 ประเด็น ได้แก่
1. เป็นผู้ที่ทำการวิเคราะห์ระบบงาน เพื่อค้นหาปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นของระบบซึ่งจะต้องทำการแก้ไขปรับปรุงให้ปัญหานั้น ๆ หมดไป หรือเป็นการกำหนดปัญหาต่าง ๆ ของระบบที่กำลังเกิดอยู่ ว่ามีปัญหาอะไรบ้าง ปัญหาใดเป็นปัญหาสำคัญและเร่งด่วนซึ่งจะต้องทำการแก้ไขก่อน หรือเพื่อเป็นป้องกันปัญหาต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตของระบบ
2. เป็นผู้สร้างวิธีการที่เห็นว่าดีที่สุดหรือเหมาะสมที่สุดในการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นการแก้ปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น หรือเพื่อเป็นการป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น เพื่อประสิทธิภาพในการทำงานงานอันสูงสุด เพื่อให้บรรลุถึงเป้าหมายตามที่ผู้ใช้ระบบต้องการ ด้วยการออกแบบระบบขึ้นมาใหม่เพื่อทดแทนระบบเดิมที่มีปัญหาอยู่ การปฏิบัติงานตามระบบที่ได้ออกแบบมาใหม่ที่เป็นการแก้ไขปัญหาของระบบเดิมให้หมดไปนั่นเอง แต่ถ้าได้ออกแบบระบบใหม่ขึ้นมาแล้วไม่ได้ปฏิบัติตาม ก็คงแก้ปัญหาต่าง ๆ นั้น ๆ ไม่ได้ แต่ถ้าได้ปฏิบัติตามระบบใหม่ที่ได้ออกแบบไว้แล้ว ก็ยังไม่สามารถแก้ปัญหาได้ หรือปัญหายังไม่หมด ย่อมแสดงว่าการวิเคราะห์ระบบงานไม่ดีพอ ไม่เป็นการครอบคลุมการแก้ปัญหาต่าง ๆ ดังกล่าว แต่ส่วนมากแล้วมักจะเกิดจากการไม่ได้ปฏิบัติไปตามระบบที่ออกมาใหม่ หรือปฏิบัติไม่ถูกต้องตามระบบที่ออกใหม่มากกว่า
3. นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการพัฒนาระบบงานที่ได้ออกแบบระบบไว้ ตามข้อ 2 ให้เป็นการสมบูรณ์ เพื่อพร้อมที่จะนำไปปฏิบัติต่อไป เช่น การออกแบบฟอร์มต่าง ๆ สำหรับการบันทึกข้อมูล ทั้งที่จะต้องใช้เป็น Input หรือ Output การพัฒนาและการประมวลผลข้อมูลตลอดจนการจัดหาเครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำหรับการประมวลผล และการเขียนเอกสารสำหรับการปฏิบัติงานตามระบบใหม่เหล่านี้ เป็นต้น
4. นักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องทำการทดสอบระบบที่ได้ออกแบบขึ้นมาใหม่ให้มีความถูกต้อง หรือเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้องตามความต้องการของผู้ใช้ระบบ การทดสอบนี้อาจจะต้องใช้เวลานานพอสมควร เพื่อเป็นการทดสอบความถูกต้องในการทำงานของระบบ หรือเพื่อเป็นการดูผลว่าเป็นการแก้ไขปัญหาได้ถูกต้องหรือไม่ และเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ที่จะนำระบบไปใช้ได้มีความเข้าใจและปฏิบัติตามระบบที่ได้ออกมาใหม่นั้นถูกต้องแล้วจริง ๆ
5. นักวิเคราะห์ระบบงานจะเป็นผู้ที่มีบทบาทในการติดตั้งระบบใหม่ คือ หลังจากได้ทำการทดลองระบบใหม่จนแน่ใจว่าถูกต้องหรือดีพอที่จะนำไปใช้งานได้แล้ว จะได้ทำการติดตั้งเพื่อให้งานออกแบบระบบสมบูรณ์พอที่จะทำการมอบหมายให้กับผู้ใช้ระบบต่อไป งานขั้นนี้ของนักวิเคราะห์และออกแบบระบบที่จะต้องทำต่อ คือ การติดตั้งระบบ การทดสอบระบบขั้นสุดท้าย การฝึกอบรมให้แก่ผู้ใช้ระบบ การจัดทำและตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารการปฏิบัติงาน เป็นต้น
6. ท้ายสุดนักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องติดตามผลงานการปฏิบัติงานของระบบที่ได้ติดตั้งไว้ และวางแผนในการบำรุงรักษาระบบ (System Follow Up and Maintenance) ไปชั่วระยะเวลาหนึ่ง คือ เมื่อระบบงานได้ติดตั้งและเริ่มปฏิบัติงานไปตามแผนงานที่ได้ออกแบบระบบไว้ใหม่แล้ว หน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบจะยังไม่สิ้นสุดลงเพียงเท่านั้น จะต้องคอยติดตามการปฏิบัติงานของระบบนั้นไปอีกชั่วระยะเวลาหนึ่ง เพื่อทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงหรือทำการแก้ไข เพื่อความเหมาะสมกับสภาวะแวดล้อมอยู่เสมอ งานขั้นนี้ เจ้าของระบบมักจะไม่สนใจและไม่ทราบว่าจะมีปัญหาเกิดขึ้นตามมาในภายหลัง จึงมักไม่ได้มีการตกลงกันไว้ในสัญญาการทำงานการวิเคราะห์และออกแบบระบบ เพื่อให้นักวิเคราะห์ระบบได้เตรียมงานสำหรับเรื่องนี้ไว้เพราะเกรงว่าจะเป็นการสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการวิเคราะห์และออกแบบระบบเพิ่มขึ้นโดยไม่จำเป็นแล้วถ้านักวิเคราะห์ระบบไม่ได้จัดเตรียมสำหรับงานขั้นนี้ไว้ในขั้นตอนของการออกแบบระบบด้วยแล้ว เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นมาจริง ๆ เจ้าของระบบมักจะขอร้องให้นักวิเคราะห์ระบบกลับเข้าไปช่วยทำการแก้ไขปรับปรุงระบบให้ใหม่ ซึ่งในสถานการณ์เช่นนี้ นักวิเคราะห์ระบบงานอาจจะต้องทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบกันใหม่ตั้งแต่ต้นก็ได้ ซึ่งจะทำให้เสียค่าใช้จ่ายเพิ่มมากขึ้น

รายละเอียดหน้าที่ของนักวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบ มีรายละเอียดหน้าที่การทองานที่กำหนดโดยทั่วไปเป็นมาตรฐานของตำแหน่งนักวิเคราะห์ระบบ ตาม Job Description ดังนี้
ตำแหน่ง
นักวิเคราะห์ระบบ
รายละเอียดของงาน
                1. รวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อพัฒนาระบบงานข้อมูล (Information System) รับผิดชอบในการศึกษาถึงปัญหาและความต้องการของธุรกิจ เพื่อที่จะหาทางนำเอาอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ วิธีการทางธุรกิจ รวมถึงบุคลากรต่าง ๆ มาใช้ในการพัฒนาเพื่อหาทางแก้ไขปัญหาและให้บรรลุถึงความต้องการของธุรกิจนั้น ๆ
2. ออกแบบและจัดวางระบบฐานข้อมูล รวมทั้งการติดตั้งด้วย
3. ให้คำแนะนำและอบรมทั้งทางด้านเอกสารและการพบปะพูดจา หรือการสัมมนาให้หัวข้อของระบบงาน

ความรับผิดชอบ
                1. วิเคราะห์และประเมินผล เพื่อหาความเป็นไปได้ของระบบ (Feasibility Study)
2. วิเคราะห์ซึ่งปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบธุรกิจที่เป็นอยู่
3. แจกแจงถึงสิ่งต่าง ๆ ที่จำเป็นจะต้องพัฒนาขึ้น เพื่อใช้หรือทดแทนระบบเดิม
4. กำหนดทางเลือกต่าง ๆ ที่เป็นไปได้ (Alternative Solution) ในการแก้ปัญหา
5. เลือกอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ตามความเหมาะสม
6. ออกแบบและวางระบบงานให้มีความสอดคล้องกัน เพื่อแก้ปัญหาทางธุรกิจ
7. ให้คำแนะนำต่าง ๆ เมื่อระบบงานถูกนำมาใช้จริง

หน้าที่
1.  จัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ รวมทั้งด้านกำลังคน
2.  กำหนดแผนงานและระยะเวลาที่ใช้ในการพัฒนาระบบงาน
3.  ดำเนินการสัมภาษณ์และรวบรวมข้อมูลที่สำคัญต่อการพัฒนาระบบงาน
4.  จัดทำเอกสารและวิเคราะห์ระบบงานของธุรกิจในปัจจุบัน
5.  พัฒนาระบบงานโดยใช้เทคโนโลยีปัจจุบันเพื่อแก้ปัญหาให้แก้ธุรกิจ
6.  วิเคราะห์ถึงความเหมาะสมต่าง ๆ ของเทคโนโลยี การปฏิบัติการ และฐานะทางเศรษฐกิจ
7.  ทบทวนและยื่นข้อเสนอระบบงานเพื่อพิจารณาอนุมัติ
8.  ออกแบบและตรวจสอบความถูกต้องของระบบงาน
9.  ออกแบบแฟ้มข้อมูลหรือฐานข้อมูลและโครงสร้างงบต่าง ๆ ที่ใช้ในระบบ
10.  ออกแบบลักษณะการติดต่อระหว่างผู้ใช้ระบบกับระบบงานคอมพิวเตอร์ (user Interfaces) เช่น ข้อความต่าง ๆ ที่ปรากฏบนจอมอนิเตอร์ในขณะป้อนข้อมูล
11. ออกแบบวิธีการเก็บข้อมูลและเทคนิค
12. ออกแบบระบบรักษาความปลอดภัย (Security) และการควบคุม (Control) ระบบ
13. ให้คำแนะนำทางด้านการเขียนโปรแกรมเพื่อให้ระบบดำเนินไปได้ตามเป้าหมาย
14. วางแผนงานต่าง ๆ เพื่อให้ระบบที่ได้พัฒนาขึ้นใหม่ถูกนำมาใช้แทนระบบเดิมโดยให้มีความยุ่งยากน้อยที่สุด (Conversion Plans)

บทบาทของนักวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบ จะเป็นผู้ที่ศึกษาถึงปัญหาและความต้องการของธุรกิจ ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว โดยการนำปัจจัย 3 ประการ ได้แก่ คน(People) วิธีการ (Method) และเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (Computer Technology) มาใช้ในการปรับปรุงหรือแก้ปัญหาให้กับนักธุรกิจ
เมื่อได้มีการนำเอาพัฒนาการทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาใช้ นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรับผิดชอบถึงการกำหนดลักษณะของข้อมูล(Data) ที่จะจัดเก็บเข้าสู่ระบบงานคอมพิวเตอร์ การหมุนเวียน การเปลี่ยนแปลงของข้อมูลและระยะเวลาเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อผู้ใช้หรือธุรกิจ (Easiness Users)
นักวิเคราะห์ระบบไม่ได้เพียงแต่วิเคราะห์หรือออกแบบระบบงานเท่านั้น หากแต่ยังขายบริการทางด้านระบบงานข้อมูล โดยนำเอาประโยชน์จากเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้ควบคู่กันไปด้วย
นักวิเคราะห์ระบบมีบทบาทหน้าที่ที่สามารถแบ่งออกมาได้อย่างเด่นชัดอยู่ 4 ประการด้วยกัน คือ
1. เป็นผู้อยู่กลางระหว่างนักวิชาการคอมพิวเตอร์ที่ขาดความรู้และประสบการณ์ทางด้านการบริหารธุรกิจ กับนักวิชาการแขนงอื่น ๆ ของระบบธุรกิจที่ไปทำการวิเคราะห์ เช่น นักบริหารระดับสูง นักเศรษฐศาสตร์ นักการบัญชีและนักการเงิน ที่ขาดความรู้และประสบการณ์ทางด้านระบบคอมพิวเตอร์ เป็นต้น ถึงแม้ว่านักวิชาการทางด้านการบริหารธุรกิจจะเป็นผู้มีความรู้ความสามารถในด้านการวิเคราะห์และออกแบบระบบ สามารถทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบด้วยตนเองก็ตาม การวิเคราะห์และออกแบบระบบดังกล่าว ก็ยังคงเป็นงานที่ต้องอยู่ระหว่างการบริหารธุรกิจกับระบบงานคอมพิวเตอร์อยู่นั่นเอง คือ จะต้องอาศัยความรู้และประสบการณ์ที่จะต้องทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถช่วยงานทางด้านธุรกิจให้เป็นประโยชน์มากที่สุดและนักบริหารหรือผู้ใช้ระบบไม่จำเป็นต้องศึกษาหรือมีประสบการทางด้านคอมพิวเตอร์มากนัก
2. นอกจากจะมีความรู้และประสบการณ์ทางการวิเคราะห์และออกแบบระบบแล้วจะต้องมีความสามารถในการเสนอแนะแนวทางการแก้ปัญหาต่าง ๆ ระหว่างการบริหารธุรกิจและระบบคอมพิวเตอร์ โดยจะต้องเป็นผู้ที่มีความสามารถในการมองปัญหาได้กว้างไกล รอบคอมและมีความสามารถในการเสนอแนะทางแก้ปัญหาให้แก่นักบริหารได้อย่างสมเหตุสมผล เป็นที่เชื่อถือและเป็นที่ยอมรับของนักบริหารธุรกิจ ดังนั้นนักวิเคราะห์ระบบงานจะต้องเป็นผู้ที่ศึกษาและหาประสบการณ์ต่าง ๆ ให้กับตัวเองอยู่ตลอกเวลา โดยการติดตามข่าวสารเกี่ยวกับ ความเคลื่อนไหวของธุรกิจแขนงต่าง ๆ ความก้าวหน้าของวิทยาการและเทคโนโลยีระบบคอมพิวเตอร์ เหล่านี้ เป็นต้น
3. จะต้องเป็นผู้ที่ความรู้ความสามารถในการออกแบบระบบงานให้เป็นที่พอใจมากที่สุดจนเป็นที่ยอมรับของทุกฝ่ายในระบบธุรกิจนั้น ๆ นอกจากนี้ยังต้องมีความสามารถในการประสานความร่วมมือและแก้ข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นในระบบให้ดีที่สุด ถึงแม้ว่าจะไม่ใช่เป็นระบบที่ดีที่สุดหรือเป็นระบบที่ถูกที่สุด แต่จะต้องเป็นระบบที่เหมาะที่สุดกับธุรกิจนั้น ด้วยวิธีการประนีประนอมให้เป็นที่ยอมรับกันของทุกฝ่าย การออกแบบระบบงานอย่างนี้เสมือนกับเป็นการหาเลข ค.ร.น. หรือเลข ห.ร.ม. ที่เลขตัวอื่น ๆ จะหารได้ลงตัว หรือนำไปหารกับเลขตัวอื่น ๆ ได้ลงตัวนั่นเอง ถ้าไม่สมารถแก้ปัญหาในจุดนี้ได้จะทำให้ระบบที่ออกแบบมาใหม่นั้นสร้างความขัดแย้งหรือสร้างความแตกแยกในองค์การธุรกิจมากยิ่งขึ้น
4. จะต้องทำการออกแบบระบบงานขึ้นมาใหม่ และให้ระบบงานที่ออกมาใหม่นั้นดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดยปัญหาที่เคยเกิดในระบบเก่าจะต้องหมดไป และระบบใหม่ก็จะต้องไม่มีปัญหาใหม่ก็จะต้องไม่มีปัญหาใหม่ ๆ เกิดขึ้นตามมาอีกด้วย นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้แก้ปัญหาไม่ใช่เป็นผู้สร้างปัญหาเสียเอง หรือไม่ใช่ผู้ที่สามารถแก้ปัญหาอย่างหนึ่งให้หมดไปได้แต่สร้างปัญหาอีกอย่างหนึ่งให้เกิดขึ้นตามมา
จากบทบาทของนักวิเคราะห์ระบบที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่านักวิเคราะห์ระบบเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญในการบริหารธุรกิจมากทีเดียว คือ เป็นทั้งผู้ออกแบบระบบงานที่สามารถแก้ปัญหาในการปฏิบัติงาน หรือเป็นผู้ออกแบบระบบงานที่สร้างปัญหาต่าง ๆ ให้เกิดมากยิ่งขึ้นก็ได้ทั้งนี้ทำให้นักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความรู้ทั้งทางด้านธุรกิจและด้านคอมพิวเตอร์ควบคู่กันไปนักวิเคราะห์ระบบโดยส่วนใหญ่สามารถจะออกแบบระบบงานและเขียนโปรแกรมขึ้นได้ด้วยตนเองส่วนนี้เองทำให้บุคคลภายนอกเกิดความสับสนระหว่างโปรแกรมเมอร์กับนักวิเคราะห์ระบบ

การเตรียมตัวเป็นนักวิเคราะห์ระบบ
นักวิเคราะห์ระบบจะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์ด้านวิชาการคอมพิวเตอร์และด้านธุรกิจในแขนงต่าง ๆ โดยเฉพาะในงานด้านที่ตนจะต้องเข้าไปทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบนั้น ๆ และสามารถที่จะพัฒนาระบบเพื่อแก้ปัญหาให้กับผู้ใช้หรือธุรกิจอย่างมีเทคนิคและแบบแผน ผู้ที่จะเป็นนักวิเคราะห์ระบบที่ดีจะต้องมีการเตรียมตัวศึกษาและหาประสบการณ์ในด้านต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
1. มีความรู้และประสบการณ์ทางด้านเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอย่างดี ซึ่งอาจจำแนกย่อยออกเป็น
1.1 ด้าน Hardware คือ ด้านระบบของตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นรูปธรรมที่เกี่ยวกับชนิดและประเภทของเครื่อง ความสามารถเข้าใจการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ในยุคต่าง ๆ โดยเฉพาะเครื่องในยุคปัจจุบันที่กำลังทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบอยู่ ระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนยุคปัจจุบันหนึ่งยุคซึ่งเป็นเครื่องที่ยังมีผู้ใช้อยู่ในปัจจุบัน และระบบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่กำลังจะนำเข้ามาใช้แทนยุคปัจจุบัน
1.2 ด้าน Software คือ โปรแกรมต่าง ๆ ที่เป็นระบบปฏิบัติการของเครื่อง เช่น ระบบ PC-DOS, MS-DOS, UNIX, OS/2 และ WINDOWS ในเวอร์ชันต่าง ๆ นอกจากนี้ จะต้องมีความรู้เกี่ยวกับโปรแกรม APPLICATION ต่าง ๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งทางด้าน WORD PROCESSING เช่น CU-WRITER,WORD FOR WINDOWS, MICROSOFT WORD Version ต่าง ๆ , LOTUS Version ต่าง ๆ , Dbase, FOXPRO, ACCESS Version ต่าง ๆ เป็นต้น
นักวิเคราะห์ระบบไม่จำเป็นจะต้องเขียนโปรแกรมเป็นหรือใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นทุกเครื่อง แต่จะต้องเป็นผู้ที่มีความรู้และประสบการณ์ทางด้านนี้มามากเพียงพอที่จะทำการวิเคราะห์และออกแบบระบบได้ เช่น ต้องรู้ว่าธุรกิจแห่งนั้นใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ระบบอะไร ซึ่งเหมาะสมกับระบบธุรกิจนั้นหรือไม่ ถ้าไม่เหมาะสมควรจะแนะนำให้ใช้ระบบอะไรแทนหรือถ้าจะต้องเปลี่ยนแปลงจากระบบเดิมไปใช้ระบบใหม่ ต้องออกแบบระบบใหม่ให้ใช้ได้อย่างถูกต้องตามความต้องการและความเหมาะสมของผู้ใช้ระบบ เป็นต้น
2. เป็นผู้มีความรู้ทางด้านธุรกิจแขนงต่าง ๆ ที่จะนำไปใช้สำหรับการบริหารองค์กร เช่น
2.1 ความรู้ทางด้านการบริหารทั่วไป เกี่ยวกับการจัดองค์กรธุรกิจ การจำแนกสายการปฏิบัติงาน การจัดตั้งทีมงาน หรือความรู้เกี่ยวกับการจัดองค์กรบริหารธุรกิจในรูปแบบต่าง ๆ เป็นต้น
2.2 ความรู้สำหรับใช้ในการตัดสินใจ (Decision Making และ Decision Support) เช่น Statistics, Probability, Theory of Game, Decision Table, Network Analysis เป็นต้น
2.3 ความรู้ทางด้านเศรษฐศาสตร์และธุรกิจ ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการออกแบบระบบ เพราะการออกแบบระบบนั้นจะต้องเป็นการออกแบบที่สอดคล้องกับหลักเศรษฐศาสตร์และการบริหารธุรกิจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะต้องรู้จักการวิเคราะห์ความเป็นไปได้ (Feasibility Study) การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Break Even Analysis) การวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงาน (Performance Analysis) เป็นต้น
2.4 ความรู้ทางด้านระบบบัญชีและการวิเคราะห์ทางการเงิน อันเป็นหัวใจสำคัญขององค์กรธุรกิจทุกแห่ง ซึ่งการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานมักจะต้องเข้าไปเกี่ยวข้องกับระบบบัญชีและการเงินขององค์กรธุรกิจนั้น ๆ ด้วยเสมอ
3.เป็นผู้ที่มีความรอบรู้และประสบการณ์ทางด้านการวิเคราะห์และออกแบบระบบเป็นอย่างดีโดยการศึกษาหาความรู้จาก
3.1 การศึกษาวิชาการวิเคราะห์และออกแบบระบบงานโดยตรงจากห้องเรียน หรือ จากตำราที่มีผู้เขียนขึ้นสำหรับการศึกษาหรือสำหรับการค้นคว้าของผู้สนใจทั่วไป หรือจากบทความ การสัมมนาทางวิชาการ ที่สถาบันต่าง ๆ ได้จัดขึ้น
3.2 ประสบการณ์ที่ได้จากการทำงานเกี่ยวกับการวิเคราะห์และออกแบบระบบจริง ๆ เช่น การฝึกหัดวิเคราะห์และออกแบบระบบในห้องเรียน การไปฝึกงานหรือได้ทำงานทางด้านนี้ร่วมกับทึมงานนักวิเคราะห์และออกแบบระบบ
3.3 ประสบการณ์ทางด้านการเขียนโปรแกรม ถึงแม้ว่านักวิเคราะห์และออกแบบระบบไม่จำเป็นต้องมีความรู้หรือเชี่ยวชาญในการเขียนโปรแกรมก็ตาม แต่ก็ต้องมีความรู้และประสบการณ์ทางด้านการเขียนโปรแกรมเป็นอย่างดีอย่างน้อยหนึ่งหรือสองภาษา เช่น COBOL, BASIC, C++, PASCAL โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะต้องมีความรู้หรือความสามารถในการเขียน Program Logic หรือ Program Flowchart เป็นอย่างดี
3.4 ประสบการณ์ทางด้านการเขียนเอกสารและรายงาน (Documentation) ซึ่งเป็นประสบการณ์ที่ได้จากการฝึกหัดและการหัดทำ หัดเขียนบ่อย ๆ
4. ความสามารถในการแก้ปัญหาและหาวิธีการแก้ปัญหา นักวิเคราะห์และออกแบบระบบจะต้องมีความสามารถที่จะแก้ปัญหาใหญ่ ๆ ที่เกิดขึ้นแก่ธุรกิจแยกออกเป็นส่วน ๆ และวิเคราะห์ปัญหาเหล่านั้นเพื่อที่จะหาวิธีการแก้ปัญหา นักวิเคราะห์ระบบจะต้องรู้จักวิเคราะห์ปัญหาในแง่ของการหาเหตุและผล (Cause and Effects) อย่างมีขั้นตอน และรู้จักใช้ความสามารถของตนเพื่อหาทางเลือกในการแก้ปัญหา (Alternative Solution) แม้ว่าความสามารถอันนี้จะเป็นพรสวรรค์ที่แต่ละคนมีไม่เหมือนกัน แต่ความสามารถในการแก้ปัญหา สามารถพัฒนาและเรียนรู้ได้
หัวใจของการหาวิธีการแก้ปัญหาที่สำคัญ คือ การพยายามมองภาพของปัญหาในกว้าง ๆ อย่าคิดว่าวิธีการแก้ปัญหาวิธีแรกที่ตนคิดเป็นวิธีที่ดีที่สุด และเป็นวิธีเดียวเท่านั้น อย่าคิดว่าวิธีการแก้ปัญหาที่คนอื่น ๆ คิด เพื่อแก้ปัญหาที่คล้าย ๆ กันกับของตนนั้นเป็นวิธีมาตรฐาน และใช้ได้กับวิธีของเรา ควรพิจารณาจุดแข็งและจุดอ่อน (Strong and Weak Point) ของแต่ละวิธีโดยละเอียดก่อนที่จะตัดสินใจนำวิธีการนั้น ๆ มาพัฒนาเป็นระบบใช้งานจริง
5. มีมนุษยสัมพันธ์และความสามารถในการติดต่อสื่อสาร เนื่องจากนักวิเคราะห์และออแบบระบบจะต้องพบปะกับบุคคลหลายประเภท หลายอาชีพ และหลายระดับ ดังที่ได้กล่าวมาแล้ว การสื่อสารจึงเป็นสิ่งหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างยิ่งที่ทำให้บุคคลต่าง ๆ ที่นักวิเคราะห์ระบบติดต่ออยู่เข้าใจในสิ่งที่นักวิเคราะห์ระบบต้องการ และในที่นี้จะหมายรวมถึง ความสามารถที่จะสัมภาษณ์ (Interview) ความสามารถที่จะอธิบายหรือชี้แจงในที่ประชุม (Presentation) รวมทั้งความสามารถในการรับฟัง (Listening) ด้วย
6. ความสามารถในการทำงานเป็นกลุ่ม (Group Work or Team) เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่นักวิเคราะห์ระบบจะขาดเสียไม่ได้ เนื่องจากงานของนักวิเคราะห์ระบบส่วนใหญ่จะต้องกระจายให้กับโปรแกรมเมอร์ ถัดลงไปคือการทำงานเป็นกลุ่มหรือทีม จึงส่งผลต่อความสำเร็จและความเชื่อถือต่อนักวิเคราะห์ระบบเองโดยตรง ซึ่งนักวิเคราะห์ระบบควรจะเล็งเห็นถึงความสำคัญของการทำงานเป็นกลุ่ม ไม่ใช่เฉพาะการทำงานแต่กับฝ่ายของตนเองหรือกับโปรแกรมเมอร์เท่านั้น หากแต่จะต้องทำตัวเองให้เป็นสมาชิกในกลุ่มของผู้ใช้ระบบหรือธุรกิจที่ตนวางระบบได้อีกด้วย การทำงานโดยทำให้ผู้ใช้ระบบรู้สึกเป็นกันเองกับนักวิเคราะห์ระบบจะทำให้การติดตั้งระบบงานเป็นไปโดยสะดวกขึ้น พร้อมกับลดแรงกดดันหรือต่อต้านจากผู้ใช้ระบบที่มีแนวความคิดว่า โดนยัดเยียดระบบงานใหม่ให้แทนระบบงานดั้งเดิม
7. ประสบการณ์เก่า ซึ่งไม่สมารถจะหลีกหนีความเป็นจริงไปได้ ว่าประสบการณ์มีความสำคัญต่อทุกสาขาอาชีพ นักวิเคราะห์ระบบก็เช่นเดียวกัน ประสบการณ์ที่ได้สั่งสมมาในระหว่างปฏิบัติงานทางด้านการพัฒนาระบบ จะเป็นการส่งเสริมให้ตัวนักวิเคราะห์ระบบก้าวไปข้างหน้าได้อย่างมั่นคงขึ้นเรื่อย ๆ

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s