สารสนเทศในวันนี้

Posted: กรกฎาคม 14, 2011 in การจัดการสารสนเทศ (Information Management)

สารสนเทศในปัจจุบันนี้มีความสำคัญอย่างมากมาย เมื่อมีความสำคัญก็เริ่มการจัดกระบวนการต่างๆ เกี่ยวกับสารสนเทศ เกิดเป็นสาขาวิชาการจัดการสารสนเทศ ซึ่งก็เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดการกับข้อมูลที่มีอยู่ในแง่ปริมาณที่จำนวนมากขึ้น เริ่มมีกระบวนการ มีการแยกแยะข้อมูลสารสนเทศ และเริ่มมีวิธีการมากขึ้น เรื่องของข้อมูลได้มีการจัดการตามที่จะกล่าวเล่าให้ฟัง ดังนี้

Data Management คือการจัดการข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่รอบตัวเต็มไปหมด ให้อยู่ในรูปแบบที่เราสามารถเปิดดูข้อมูลได้ เพิ่มข้อมูลได้ แก้ไขข้อมูลได้ และลบข้อมูลได้ วิธีการจัดเก็บข้อมูลก็มีทั้งที่เป็นไฟล์และฐานข้อมูล สื่อที่ใช้จัดเก็บข้อมูลแบบดิจิตอลมีตั้งแต่เทปแม่เหล็กในสมัยก่อน จนสมัยนี้มีทั้งฮาร์ดดิสก์ ซีดี ดีวีดี เมมโมรี่การ์ดต่างๆ เป็นต้น

Information Management เป็นการต่อยอดขึ้นมาจาก Data Management เนื่องจากในองค์กรธุรกิจมีข้อมูลอยู่เป็นจำนวนมาก ฝ่ายขายก็มีข้อมูลลูกค้า ฝ่ายผลิตมีข้อมูลสินค้า ฝ่ายบัญชีมีข้อมูลการเงิน จะทำอย่างไรให้ข้อมูลเหล่านี้สร้างประโยชน์ในทางธุรกิจให้ได้มากที่สุด กุญแจสำคัญก็คือจะทำให้ข้อมูลทั้งหมดอยู่ในระบบหรือมาตรฐานเดียวกัน เพื่อลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล (รวมถึงความซ้ำซ้อนของการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล) ไม่ใช่ว่าฝ่ายขายคีย์ข้อมูลเข้าไปในระบบแล้ว แต่ฝ่ายบัญชีดันใช้คนละระบบ ทำให้ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำอีก ซึ่งอาจจะเกิด human error ขึ้นได้ นอกจากนี้แล้วข้อมูลยังต้องถูกจัดระดับในการเข้าถึงด้วย ผู้บริหารกับพนักงานขายจะมีสิทธิ์ในการเข้าถึงข้อมูลได้ไม่เท่ากัน ด้วยความต้องการเหล่านี้ จึงได้เกิดซอฟท์แวร์ประเภท ERP (Enterprise Resource Planning) ขึ้น

Knowledge Management เกิดขึ้นโดยให้ความสำคัญกับคน ถึงแม้ว่าบริษัทจะบันทึกข้อมูลทางธุรกิจจำนวนมากไว้กับระบบคอมพิวเตอร์ที่เชื่อถือได้แล้ว แต่ก็ยังมีข้อมูลอีกเป็นจำนวนมากซึ่งอยู่กับตัวคน ถ้าเกิดว่าข้อมูลที่สำคัญอยู่กับคนเพียงคนเดียว แล้วคนนั้นลาออกไป บริษัทก็จะเกิดปัญหาขึ้นทันที ดังนั้นจึงต้องมีวิธีการนำข้อมูลที่อยู่กับคน ซึ่งเราเรียกกันว่าความรู้ มาเก็บไว้กับระบบของบริษัท เพื่อให้ทั้งองค์กรสามารถดำเนินงานต่อไปได้โดยไม่ต้องพึ่งพาคนเพียงคนเดียว นอกจากนี้แล้ว ยังต้องมีวิธีโน้มน้าวหรือกระตุ้นให้คนสามารถแบ่งปันความรู้หรือที่เรียกว่า Knowledge Sharing ให้กับผู้อื่นได้ง่ายด้วย

กลับมาที่ยุคปัจจุบันก็คือยุคของ Innovation Management ซึ่งเป็นคำที่ค่อนข้างใหม่ แม้แต่ใน Wikipedia ก็ยังไม่มีคำนี้อยู่ในระบบ ผู้บริโภครายย่อยอย่างพวกเรามักจะคุ้นเคยกับคำว่านวัตกรรมในแง่ของผลิตภัณฑ์ (Product Innovation) อย่างเช่น iPod เป็นนวัตกรรมใหม่ของการฟังเพลง แต่ยังมีนวัตกรรมประเภทอื่นอีกที่เรามองไม่ค่อยเห็น เช่น นวัตกรรมด้านกระบวนการ (Process Innovation) ของ Dell ซึ่งเปลี่ยนวิธีการประกอบคอมพิวเตอร์ให้เป็นแบบ just-in-time จนกลายเป็นบริษัทขายคอมพิวเตอร์ยักษ์ใหญ่ของโลก หรือนวัตกรรมด้านโมเดลธุรกิจ (Business Model Innovation) ของ Google ที่ช่วยให้ผู้คนทั่วโลกสามารถซื้อโฆษณาออนไลน์ได้ง่ายๆ และได้ผล

หัวใจสำคัญของ Innovation Management อยู่ที่กระบวนการจัดการกับนวัตกรรมตั้งแต่จุดเริ่มต้นของความคิดไปจนถึงปลายทางที่ออกมาเป็นสินค้าให้กับลูกค้า จะทำอย่างไรให้คนในองค์กรมีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์สิ่งใหม่ๆ ขึ้นมา จะมีวิธีคัดกรองความคิดจำนวนมากให้เหลือเฉพาะความคิดที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรได้อย่างไร (และต้องระวังไม่ให้เผลอโยนความคิดที่ดีทิ้งไปด้วย) จากความคิดที่คัดกรองแล้ว ก็ต้องถูกวิจัยและพัฒนาให้ออกมาเป็นผลิตภัณฑ์ และออกสู่ท้องตลาดในที่สุด ความคิดริเริ่มจำนวนนับหมื่นในตอนแรก อาจจะกลายเป็นสินค้าเพียงชิ้นเดียวในบั้นปลาย

หัวข้อหนึ่งที่น่าสนใจมากในเชิงของ Innovation Management ซึ่งเท่าที่ผมทราบมา ตอนนี้ยังไม่มีวิทยานิพนธ์ในระดับปริญญาเอกของที่ไหนที่ทำเรื่องนี้ นั่นก็คือ “จะรู้ได้อย่างไรว่าเมื่อไหร่ที่คนจะยอมรับนวัตกรรมที่เราสร้างขึ้นมา” บางทีเราคิดอะไรแปลกใหม่ขึ้นมาได้ แต่พอเผยแพร่ออกไปในวงกว้าง กลับกลายเป็นว่าคนทั่วไปไม่ยอมรับ แต่ถ้าหลังจากนั้นสัก 5 ปี สิ่งที่เราสร้างขึ้นมาถึงจะเริ่มเป็นที่ยอมรับในวงกว้าง

ลองดูกรณีของโมโตโรล่าที่มีความคิดจะทำโทรศัพท์เคลื่อนที่มาตั้งแต่ปี 1985 เพื่อช่วยให้คนทั้งโลกสามารถติดต่อสื่อสารถึงกันได้สะดวก โมโตโรล่าจึงตั้งบริษัทขึ้นมาดำเนินการในปี 1991 และมีสินค้าออกมาให้บริการครั้งแรกในปี 1998 ภายใต้ชื่อ Iridium ซึ่งเป็นโทรศัพท์ผ่านดาวเทียม แต่กลับมีผู้ใช้แค่หมื่นราย และค่าโทรศัพท์ก็แพงมาก สุดท้ายในปี 1999 บริษัทก็ล้มละลาย จะเห็นได้ว่าถึงแม้โมโตโรล่าจะมีวิสัยทัศน์ที่ดีเยี่ยมที่อยากให้คนทั้งโลกใช้โทรศัพท์เคลื่อนที่ แต่บริษัทขาดการจัดการนวัตกรรมที่ดี ไปเลือกใช้เทคโนโลยีที่มีข้อจำกัดหลายอย่าง และตลาดก็ไม่ยอมรับอีกด้วย

เรื่อง Innovation Management สามารถนำมาเชื่อมโยงสู่เรื่องของเว็บได้เหมือนกัน เชื่อได้เลยว่าถ้าใครทำ E-commerce เปิดร้านขายของบนอินเทอร์เน็ตสำหรับลูกค้าคนไทยตั้งแต่เมื่อ 5-10 ปีที่แล้ว ถ้าสายป่านไม่ยาวพอ อาจจะอยู่ไม่ถึงทุกวันนี้ เพราะในอดีตคนไทยยังไม่ยอมรับนวัตกรรมด้านการค้าในโลกยุคใหม่ แต่ในปัจจุบันนี้ก็เริ่มยอมรับกันมากขึ้น

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s