PDCA เครื่องมือในการจัดการคุณภาพ

Posted: กุมภาพันธ์ 1, 2012 in การจัดการองค์กร

ในปัจจุบันนี้ในทุกองค์กรมีการแข่งขันกันสูงมาก ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเอกชนหรือองค์กรของภาครัฐเอง องค์กรเหล่านี้จึงต้องมีการพัฒนาคุณภาพของผลิตภัณฑ์หรือบริการเพื่อให้สามารถที่จะแข่งขันได้ จึงเป็นที่องค์กรต่างๆ ต้องหาวิธีการหรือเครื่องมือในการบริหารมาใช้ คุณภาพขององค์กรจึงเป็นส่วนสำคัญที่จะพัฒนาองค์กรให้บรรลุวัตถุประสงค์ เครื่องมือที่ใช้ในเพื่อให้องค์กรมีคุณภาพแต่ละองค์กรแตกต่างกันไป ในที่นี้จะกล่าวถึงเครื่องมือหนึ่งที่ใช้กันอย่างมากคือ การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง หรือ PDCA ของเดมมิ่ง (W.Edwards Deming) ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพ

PDCA  คือ  วงจรที่พัฒนามาจากวงจรที่คิดค้นโดยวอล์ทเตอร์  ซิวฮาร์ท(Walter Shewhart )ผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับวงการอุตสาหกรรมและต่อมาวงจรนี้เริ่มเป็นที่รู้จักกันมากขึ้นเมื่อ เอดวาร์ด เดมมิ่ง (W.Edwards Deming) ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพเผยแพร่ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทำงานของพนักงานภายในโรงงานให้ดียิ่งขึ้น และช่วยค้นหาปัญหาอุปสรรคในแต่ละขั้นตอนการผลิตโดยพนักงานเอง จนวงจรนี้เป็นที่รู้จักกันในอีกชื่อว่า “วงจรเด็มมิ่ง” ต่อมาพบว่า แนวคิดในการใช้วงจร PDCA นั้นสามารถนำมาใช้ได้กับทุกกิจกรรม     จึงทำให้เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายมากขึ้นทั่วโลก   

วงจร PDCA มาจากคำภาษาอังกฤษ ประกอบด้วย 4 ขั้นตอน ซึ่งต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง ได้แก่

•  P –Plan วางแผน โดยการกำหนดวัตถุประสงค์ และตั้งเป้าหมาย กำหนดขั้นตอนวิธีการ และระยะเวลา จัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นทั้งในด้านบุคคล เครื่องมืองบประมาณ
•  D- Do ปฏิบัติ โดยการทำความเข้าใจ และลงมือปฏิบัติตามแผน
•  C-Check ตรวจสอบ เพื่อติดตามความคืบหน้า และดูผลสำเร็จของงานเมื่อเทียบกับแผน
•  A-Act ดำเนินการให้เหมาะสม หากการปฏิบัติเป็นที่น่าพอใจ ก็จัดให้เป็นมาตรฐานเพื่อเป็นแนวทางให้ปฏิบัติต่อไป หากการปฏิบัติมีข้อควรปรับปรุง ให้กำหนดวิธีการปรับปรุงต่อไป

การนำ PDCA ไปใช้

 PDCA เพื่อป้องกัน
1.1 การนำวงจร PDCA ไปใช้ ทำให้ผู้ปฏิบัติมีการวางแผน การวางแผนที่ดีช่วยป้องกันปัญหาที่ไม่ควรเกิด ช่วยลดความสับสนในการทำงาน ลดการใช้ทรัพยากรมากหรือน้อยเกินความพอดี ลดความสูญเสียในรูปแบบต่างๆ
1.2 การทำงานที่มีการตรวจสอบเป็นระยะ ทำให้การปฏิบัติงานมีความรัดกุมขึ้น และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วก่อนจะลุกลาม
1.3 การตรวจสอบที่นำไปสู่การแก้ไขปรับปรุง ทำให้ปัญหาที่เกิดขึ้นแล้วไม่เกิดซ้ำ หรือลดความรุนแรงของปัญหา ถือเป็นการนำความผิดพลาดมาใช้ให้เกิดประโยชน์

 PDCA เพื่อแก้ไขปัญหา
•  ถ้าเราประสบสิ่งที่ ไม่เหมาะสม ไม่สะอาด ไม่สะดวก ไม่มีประสิทธิภาพ ไม่ประหยัด เราควร แก้ปัญหา
•  การใช้ PDCA เพื่อการแก้ปัญหา ได้แก่ การทำ C-PDCA คือ ตรวจสอบก่อน ว่ามีอะไรบ้างที่เป็นปัญหา เมื่อหาปัญหาได้ ก็นำมาวางแผนเพื่อดำเนินการตามวงจร PDCA ต่อไป

 PDCA เพื่อปรับปรุง
•  ทำวันนี้ให้ดีกว่าเมื่อวานนี้ และพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้
•  PDCA เพื่อการปรับปรุง คือไม่ต้องรอให้เกิดปัญหา แต่เราต้องเสาะแสวงหาสิ่งต่างๆหรือวิธีการที่ดีกว่าเดิมอยู่เสมอ เพื่อยกระดับคุณภาพชีวิตและสังคม เมื่อเราคิดว่าจะปรับปรุงอะไร ก็ให้ใช้วงจร PDCA เ ป็นขั้นตอนในการปรับปรุง

ข้อคิดสำคัญ ต้องเริ่ม PDCA ตัวเองก่อนมุ่งไปที่คนอื่น

เทคนิคของ PDCA แต่ละขั้นตอน

เทคนิคการวางแผน การวางแผนที่ดี ควรตอบคำถามต่อไปนี้ได้ ช

•  มีอะไรบ้างที่ต้องทำ
•  ใครทำ
•  มีอะไรต้องใช้บ้าง
•  ระยะเวลาในการทำงานแต่ละขั้นตอนเป็นเท่าใด
•  ลำดับการทำงานเป็นอย่างไร ควรทำอะไรก่อน อะไรหลัง
•  เป้าหมายในการกระทำครั้งนี้คืออะไร

เป้าหมายที่ดี ควรยึดหลัก SMARTER

•  S – specific ชัดเจน เจาะจง
•  M- measurable วัดได้ ประเมินผลได้
•  A- acceptable ผู้ปฏิบัติยอมรับและเต็มใจทำ
•  R- realistic อยู่บนพื้นฐานความจริง ไม่เพ้อฝัน
•  T- time frame มีกรอบระยะเวลา
•  E – extending เป็นเป้าหมายที่ท้าทายความสามารถ ไม่ใช่ว่าเคยทำได้ 10 ก ็ตั้งเป้าหมาย ไว้แค่ 8 หรือแค่ 10 แต่ควรตั้งไว้อย่างน้อยที่สุดก็ไม่ควรต่ำกว่า 11
•  R – Rewarding คุ้มกับการปฏิบัติ หมายถึงเป้าหมายที่ทำไปแล้วเกิดประโยชน์ คุ้มค่ากับการลงแรงลงเวลาและทรัพยากร

เทคนิคขั้นตอนการปฏิบัติ

•  ทำให้ถูกต้องตั้งแต่แรก จะได้ไม่ต้องแก้ไข หรือรับผลเสียจากการกระทำที่ผิดพลาด
•  ตรวจสอบทุกขั้นตอน หากพบข้อบกพร่อง ให้รีบแก้ไขก่อนที่ความเสียหาย จะขยายเป็นวงกว้าง

เทคนิคขั้นตอนตรวจสอบ

•  ตรวจสอบวิธีการและระยะเวลาที่ใช้ในการปฏิบัติจริง ว่าทำได้ตามแผนหรือไม่
•  ตรวจสอบผล ที่ได้ว่าได้ตามเป้าหมายหรือไม่

เทคนิคขั้นตอนการดำเนินการให้เหมาะสม

•  หลังจากตรวจสอบแล้ว ถ้าเราทำได้ตามเป้าหมาย ให้รักษาความดีนี้ไว้
•  หากตรวจสอบแล้ว พบว่ามีข้อผิดพลาดไม่ว่าในขั้นตอนใดๆ ก็ตาม ให้หาสาเหตุและแก้ไขสาเหตุ
•  หาทางปรับปรุง เพื่อให้การปฏิบัติครั้งต่อไปดีขึ้นกว่าเดิม

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s